Control de compras y gastos para farmacias
Cada compra con su albarán y su factura, y los dos de acuerdo
Profar es un programa para farmacias que reúne los albaranes, facturas y abonos de cada compra directa a laboratorio, comprueba que no falta ningún papel y coteja albarán y factura línea a línea. Lo que falta o no coincide aparece en euros, con el texto de la reclamación ya preparado. Convive con el programa de gestión de la farmacia y está en piloto, sin coste.
En piloto, sin coste. El precio posterior está por definir.
Pruébalo: coteja una factura con sus albaranes
Un ejemplo con datos inventados: dos albaranes y una factura del mismo laboratorio. Pulsa «Cotejar» y verás qué líneas no coinciden, cuánto suman y la reclamación lista para enviar.
Gasto de ejemplo · datos inventados
Laboratorios Veralba (ficticio) · factura FV-26-004518
- Albarán AL-118204 · 21 de octubre · 4 líneas
- Albarán AL-118377 · 23 de octubre · 2 líneas
- Factura FV-26-004518 · 25 de octubre · 8 líneas
| Albarán | Factura | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Producto | Unid. | Precio | Unid. | Precio | Diferencia |
| Crema hidratante facial 50 mlRef. VR-1042Precio distinto del albarán | 6 | 9,80 | 6 | 10,40 | +3,60 € |
| Gel limpiador 200 mlRef. VR-2210Facturadas 2 unidades de más | 4 | 8,50 | 6 | 8,50 | +17,00 € |
| Fotoprotector SPF 50, 50 mlRef. VR-3075 | 12 | 11,20 | 12 | 11,20 | |
| Bálsamo labial 4 gRef. VR-0518 | 24 | 2,10 | 24 | 2,10 | |
| Champú de uso frecuente 400 mlRef. VR-4401 | 6 | 9,45 | 6 | 9,45 | |
| Loción corporal 400 mlRef. VR-1190 | 3 | 12,30 | 3 | 12,30 | |
| Facturado y no recibido | |||||
| Sérum reparador 30 mlRef. VR-1077Facturado y no recibido | — | — | 1 | 11,50 | +11,50 € |
| Cargos que no estaban en el albarán | |||||
| PortesNo figura en ningún albarán | — | — | 1 | 6,30 | +6,30 € |
4 líneas coinciden. Recibido y no facturado: nada.
En disputa: 38,40 €
Pulsa «Cotejar» para ver las líneas que no coinciden, el importe en disputa y la reclamación preparada.
Reclamación preparada
Buenos días: En la factura FV-26-004518 del 25 de octubre hay diferencias con los albaranes AL-118204 y AL-118377: - Crema hidratante facial 50 ml: albarán a 9,80 EUR, facturado a 10,40 EUR (6 unidades, 3,60 EUR). - Gel limpiador 200 ml: recibidas 4 unidades, facturadas 6 (17,00 EUR). - Sérum reparador 30 ml: facturada 1 unidad que no hemos recibido (11,50 EUR). - Portes de 6,30 EUR que no figuran en los albaranes. Solicitamos el abono de 38,40 EUR. Un saludo.
En Profar, al reclamar, el gasto pasa a «reclamado» con fecha de seguimiento y se cierra cuando llega el abono.
Qué resuelve
Papeles que faltan
Avisa cuando un albarán lleva 15 días sin su factura y cuando una factura cita un albarán que no ha llegado.
Cotejo línea a línea
Compara unidades, precio y descuento de cada línea del albarán con la factura y separa lo facturado y no recibido y los cargos no previstos.
Reclamaciones y abonos
Prepara el texto de la reclamación con líneas, importes y referencias, y cierra la diferencia cuando llega el abono.
Entrega a la asesoría
Exporta por periodo los documentos, el libro de facturas recibidas con IVA y recargo desglosados y los asientos contables.
Cómo funciona
Entran los papeles
Arrastra los PDF, reenvía el correo del laboratorio a la dirección de tu farmacia o fotografía el albarán en papel. Un duplicado se avisa y no se guarda dos veces.
Profar los lee y comprueba la aritmética
Extrae cabecera y líneas y verifica que las líneas suman la base y que base, IVA y recargo dan el total. Sólo te pide revisar lo que no cuadra.
Junta cada compra
Agrupa pedido, albaranes, factura y abonos de la misma operación por las referencias que citan. Una factura que agrupa cuatro albaranes forma una sola compra.
Te enseña lo que falta o no coincide
Compras sin factura, facturas sin albarán y diferencias en euros, cada una con su reclamación preparada. Lo que cuadra pasa a completo sin que hagas nada.
Para quién es
Farmacias
Para la titular o la persona que lleva los papeles de las compras directas a laboratorio y de los gastos de la farmacia.
Profar para farmaciasAsesorías de farmacia
Para la asesoría que cada mes recibe las facturas de sus farmacias y necesita que lleguen completas, ordenadas y con el recargo desglosado.
Profar para asesorías
Qué hace hoy y qué no
Lo que cubre esta versión
- Compras directas a laboratorio y a otros proveedores, con albarán.
- Gastos generales sin albarán: alquileres, suministros, servicios.
- Vencimientos de pago leídos de la factura.
- Varias entidades en una cuenta, por ejemplo farmacia y parafarmacia.
Lo que queda fuera
- No sustituye a Farmatic, Nixfarma ni Unycop, ni se integra con ellos en esta versión.
- No coteja las compras al mayorista: se comprueban al recibir la mercancía en el programa de gestión.
- No concilia con el banco todavía.
- No recoge las facturas de los portales de forma automática: se descargan y se suben.
Herramientas y guías
Preguntas sobre Profar
- ¿Qué es Profar?
- Profar es un programa en la nube para farmacias que controla los papeles de las compras directas a laboratorio y de los gastos: reúne albaranes, facturas y abonos, avisa de los que faltan y coteja albarán y factura línea a línea para mostrar en euros lo que no coincide.
- ¿Sustituye a mi programa de gestión?
- No. Profar convive con Farmatic, Nixfarma, Unycop o el programa que uses. El programa de gestión sigue llevando la dispensación, el stock y la recepción de la mercancía; Profar se ocupa de comprobar después que la factura del laboratorio corresponde con lo que se recibió. En esta versión no hay integración entre ambos.
- ¿Qué compras controla?
- Las compras directas a laboratorio y a otros proveedores que entregan albarán y facturan después, y los gastos generales que sólo llevan factura. Las compras al mayorista quedan fuera de esta versión.
- ¿Cómo llegan los documentos a Profar?
- De tres maneras: arrastrando los ficheros a la aplicación, reenviando el correo a una dirección propia de la farmacia o fotografiando el papel con el móvil. Lo que se descarga de un portal de facturas se sube igual que cualquier otro fichero.
- ¿Qué pasa cuando una factura no coincide con el albarán?
- Profar muestra una fila por cada par de líneas, marca sólo lo que difiere y calcula el importe en disputa. Por cada diferencia puedes reclamar, aceptarla con un motivo o indicar que el documento se leyó mal. La reclamación se prepara como texto para copiar o abrir en tu correo.
- ¿Cuánto cuesta?
- Profar está en piloto y el piloto no tiene coste. El precio posterior al piloto está por definir y se publicará en la página de precios.
- ¿Dónde se guardan los documentos?
- En centros de datos de la Unión Europea, con los datos de cada farmacia aislados de los de las demás. El detalle está en la página de seguridad.
- ¿Sirve para la asesoría?
- Sí. La asesoría recibe por periodo los documentos, el libro de facturas recibidas con IVA y recargo de equivalencia desglosados y los asientos contables, y puede tener acceso de lectura. Más detalle en Profar para asesorías.
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